FR
 
STARTPAGE Blogs
 
 
Naar een kennisbank via collaboration?
published by , on 06/03/2010

Onlangs hadden we bij SuperCop een workshop over Collaboration. Effectief samenwerken in virtuele bureaus is inderdaad een kritische succesfactor voor de effectiviteit en efficiëntie van kenniswerkers. Dirk Cornette gaf de conceptuele inleiding (Zie ook mijn blogbericht: Organisatorische maturiteit van collaboration). Dries Van Vaerenbergh, kennismanager Marketing bij ING bracht een praktische case, waarvan ik de eer en het genoegen had als coach te fungeren.

warmoes3.jpgHoe krijg je een groep  project-kenniswerkers die vooral onder serieuze deadlinedruk werken, gemotiveerd om kennis te delen in een kennisbank? Zoals in zoveel KM projecten werd er vertrokken van de droom om interessante kennis in documenten te hergebruiken. Maar aan die medewerkers vragen om in hun (soms zeer ongestructureerde) persoonlijke archieven te gaan kijken om een kennisbank te maken was in de praktijk moeilijk: men had altijd wel iets dringender te doen. Dit was dus niet de goede aanpak. Daarenboven zou enkel het bestaan van een kennisbank ook niet garanderen dat men die zou gaan raadplegen. Zeer snel sociaalnetwerken in de gang, en via telefoon en mail was meer de natuurlijke stijl. Maar iedereen zag wel dat er iets moest gebeuren aan de chaos van mails en documentenfolders.

Qua changetactiek is er eerst gekeken waar de samenwerking pijn deed: een chaos van mails en documentenfolders in het operationeel uitwisselen, verbeteren, opslaan en terugvinden van projectdocumenten, en opmerkingen en suggesties. De elektronische collaboratie is dan ook eerst op poten gezet. 
Over de grote stappen in het proces, en de bijhorende documenten was er een consensus. Een heel interessant verplicht document bevat trouwens de lessons learned na een project. Via collaboratieve sites in SharePoint worden de documenten nu opgeslaan en teruggevonden per project en projectfase. Dit zorgt niet alleen voor de verhoging van de efficiëntie door het vermijden van tijdverlies bij het opslaan en opzoeken, maar sneller vinden laat ook toe om sneller op de bal te spelen.

warmoes4.jpg Deze operationele registraties kunnen nu ook als documentatie dienen: bij het starten van een nieuw project kan men nu veel vlotter de documenten vinden van een vroeger gelijkaardig project. Dit heeft evenwel nog nadelen: veel documenten hebben niet zoveel kenniswaarde. Hoe kunnen we dus de leerrijkste documenten in de kennisbank krijgen? Remember, veel tijd heeft men er niet om  veel documenten te taggen. De eenvoudige oplossing is het simpel aanduiden dat een document leerrijk is. Als het document dan ook nog de status “afgewerkt” heeft, dan komt het automatisch in de kennisbank. De metadata die operationeel toegekend zijn vormen dan ook de basis voor het automatisch toekennen van metadata in de kennisbank.

Moraal van het verhaal:
Mensen hebben een broertje dood aan het toekennen van metadata tenzij het hen effectief helpt;
ondersteun eerst de operationele collaboratie, en creëer uw kennisbanken zoveel mogelijk als automatisch bijproduct van de dagelijkse werking. Hoe meer er duidelijke processtappen zijn, hoe beter de collaboratie elektronisch ondersteund wordt.

Post a reaction

Your email address will not be published. Required fields are marked *

* Comments are welcome in English, French or Dutch. Only reactions by authors who have stated their full name and e-mail address will be published. No mention of e-mail addresses will be made on the website. We only require them to enable us to contact the writer of the reaction should this prove necessary. HRMblogs.com reserves the right to delete reactions that are not in conformity with the general conditions and code of behaviour of this website.

recent reactions
 
poll

    Should an employer facilitate the practice of the Ramadan at the workplace?

    View Results

    Loading ... Loading ...

 
 
categories
 
archive
 
Disclaimer

Everything posted on this website/blog is the personal opinion of the individual contributor and does not necessarily reflect the view of BizInfo/HRMblogs or its clients, nor the author respective employer or clients.